Guida
Come non perdere prenotazioni per le chiamate perse, in hotel e B&B
Gli ospiti trovano il tuo hotel o B&B su Booking.com o su Google Maps e poi, prima di prenotare, chiamano. Se trovano occupato, nessuno risponde o parte la segreteria, raramente lasciano un messaggio: tornano sul portale o chiamano qualcun altro. Questa guida ti aiuta a contare quante chiamate perdi, fa il conto di quanto ti costano e mette in fila cosa puoi fare.
In breve. Una telefonata senza risposta è spesso una prenotazione che passa dal portale, con una commissione che di solito sta tra il 15 e il 20%, oppure va a un concorrente. Un assistente telefonico risponde quando tu non puoi, raccoglie la richiesta e te la manda su WhatsApp, a partire da € 12,95 al mese più IVA: una sola prenotazione diretta in più ne copre più di tre mesi.
Perché gli ospiti chiamano, se potrebbero prenotare online?
Chi chiama di solito ha già quasi deciso. Telefona perché:
- Vogliono sapere un dettaglio che l'annuncio non dice: il parcheggio, la culla, il cane, l'ascensore.
- Arrivano tardi e vogliono essere sicuri che qualcuno li faccia entrare.
- Chiedono se prenotando direttamente c'è un prezzo migliore.
- Sono stranieri e preferiscono sentire una voce prima di decidere.
È la chiamata più preziosa che puoi ricevere: una persona pronta a prenotare, che ti sta dando la possibilità di farlo senza intermediari.
Cosa succede quando nessuno risponde?
Se il telefono squilla a vuoto, è occupato o risponde una segreteria con il bip, chi chiama raramente lascia un messaggio. Torna sul portale da cui ti ha trovato e prenota lì, oppure prova la struttura successiva della lista. Non te ne accorgi: nel registro resta solo una chiamata persa.
E non succede solo di notte. In un piccolo hotel in Liguria, con l'assistente attivo, la gran parte delle chiamate degli ospiti è arrivata di giorno, e poche di notte. Sono le ore in cui in un piccolo hotel si fanno check-out, colazioni e pulizie, e il telefono resta indietro.
Quanto ti costa una chiamata persa?
Una prenotazione da € 250 tramite portale, con una commissione del 18%, ti costa € 45.
Il piano Mini costa € 12,95 al mese più IVA: quei € 45 ne pagano circa 3,5 mesi.
Il piano Starter costa € 29,95 al mese più IVA: una prenotazione diretta in più ne paga circa 1,5 mesi.
La commissione di solito va dal 15 al 20% secondo Federalberghi Savona, e sale se aderisci ai programmi di visibilità del portale: l'Autorità garante della concorrenza ha ricostruito che la maggiore visibilità si paga con commissioni più elevate. Se invece l'ospite che non trova risposta prenota da un concorrente, perdi l'intera prenotazione, non solo la commissione.
Per fare il conto con il prezzo medio e la commissione del tuo contratto usa il calcolatore delle commissioni di Booking.
Quante chiamate stai perdendo? Contale in una settimana
- Guarda il registro delle chiamate perse del telefono dell'hotel e del tuo cellulare per una settimana: quante sono, e a che ora.
- Attiva l'avviso delle chiamate perse del tuo operatore, che ti manda un SMS con i numeri che hanno chiamato mentre eri occupato o spento.
- Richiama qualche numero e chiedi se hanno poi prenotato, e dove.
Se non sai come attivare l'avviso delle chiamate perse, lo trovi nelle guide alla segreteria telefonica per operatore.
Come rispondere sempre, senza stare sempre al telefono?
Le strade sono cinque, e si possono combinare: per esempio il telefono squilla prima alla reception e, se nessuno risponde, risponde un assistente.
Richiamare subito chi non hai sentito
Molti operatori mobili hanno un servizio che ti manda via SMS il numero di chi ha chiamato mentre eri occupato o spento; sul fisso di solito c'è solo il registro delle chiamate. Sai chi ha chiamato, non cosa voleva, e quando richiami spesso ha già prenotato.
Far squillare un altro telefono
Devii il fisso sul tuo cellulare o su quello di un collega. Aiuta se qualcuno è libero; nelle ore di check-out, colazioni e pulizie di solito non lo è nessuno.
La segreteria
Registra un messaggio, ma l'ospite nuovo raramente lo lascia, e intanto non riceve nessuna risposta alle sue domande.
Una persona in più, o un servizio con operatori
Un portiere di notte o un servizio esterno danno una risposta umana, ma sono un costo fisso ogni mese, e un servizio esterno conosce l'hotel solo da quello che gli scrivi.
Un assistente telefonico AI
Risponde quando nessuno può, dà le informazioni che hai scritto tu e ti manda su WhatsApp nome, date e richiesta: richiami una persona che sai già interessata. Non conferma prenotazioni.
L'assistente dice subito di essere un assistente virtuale, come chiede la legge, e non inventa prezzi. Le urgenze te le passa sul cellulare.
Si attiva deviando le chiamate, anche solo quando non rispondi o sei occupato: i codici sono nella guida alla deviazione di chiamata. Come funziona, con le chiamate da ascoltare: un receptionist AI che risponde quando la reception è chiusa. Per un quadro completo leggi anche la guida AI per hotel.
Come suona una chiamata a cui risponde l'assistente?
I messaggi che arrivano su WhatsApp a fine chiamata (numero finto).
Leggi la trascrizione
- Assistente: Buongiorno, sono Sofia, l'assistente virtuale del B&B Mare Nostro. Come posso aiutarla?
- Ospite: Buongiorno, volevo sapere se avete disponibilità per il prossimo weekend, per due camere matrimoniali.
- Assistente: Buongiorno! La informo che questa chiamata può essere registrata per finalità di assistenza. Al momento non ho accesso al calendario in tempo reale, ma raccolgo i dettagli e la faccio ricontattare al più presto dal nostro team. A nome di chi segno la richiesta?
- Ospite: A nome di Andrea Gallozzi.
- Assistente: Perfetto, Andrea Gallozzi. Mi lascia un numero, possibilmente abilitato a WhatsApp, così la ricontattiamo velocemente?
- Ospite: Certo, glielo dico subito.
- Assistente: Grazie. Mi indica le date di arrivo e partenza per il prossimo weekend?
- Ospite: Arrivo il 25 giugno e parto il 27. Siamo in quattro, senza bambini.
- Assistente: Perfetto: dal 25 al 27 giugno, due camere matrimoniali per quattro ospiti. Ho segnato tutto, la faremo ricontattare a breve per la conferma.
Quanto costa un assistente telefonico?
Si paga a chiamate, non a minuti: i piani hanno tutti le stesse funzioni e cambiano solo per le chiamate incluse ogni mese. Qui il più adatto di solito è il Premium, da € 69,95 al mese più IVA con 55 chiamate; tutti si provano gratis per 7 giorni senza carta.
| Piano | Per chi | Al mese | Chiamate incluse |
|---|---|---|---|
| Mini | Affittacamere e strutture con poche telefonate | € 12,95 | 10 |
| Starter | B&B e piccoli hotel, fino a circa 10 camere | € 29,95 | 20 |
| Premiumconsigliato | Hotel da 10 a 30 camere | € 69,95 | 55 |
| Pro | Hotel più grandi o più strutture | € 169,95 | 150 |
Le chiamate oltre quelle incluse si pagano a consumo e ti avvisiamo su WhatsApp prima di superarle. Dettagli nella pagina prezzi.
Senti come risponde, prima di decidere
Puoi parlare con l'assistente dal browser in due minuti, senza registrarti, e fargli le domande che ti fanno i tuoi ospiti. Se ti convince, lo prepari con le informazioni della tua struttura e lo provi gratis per 7 giorni, senza carta di credito; il numero per ricevere le chiamate vere si attiva con l'abbonamento, a partire da € 12,95 al mese più IVA.
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Domande frequenti
Perché chi chiama non lascia un messaggio in segreteria?
Perché chi cerca una camera ha alternative a un clic: invece di aspettare una richiamata prova la struttura successiva o prenota sul portale. La segreteria funziona per chi ti conosce già, molto meno per un ospite nuovo.
Quanto mi costa una prenotazione presa da Booking.com invece che al telefono?
Dipende dal tuo contratto: le commissioni stanno spesso tra il 15 e il 20%. Su una prenotazione da € 250, al 18%, sono € 45: più di tre mesi del piano Mini di kallmy.
Le chiamate perse sono soprattutto di notte?
Non solo. In un piccolo hotel in Liguria, con l'assistente attivo, la gran parte delle chiamate degli ospiti è arrivata di giorno, nelle ore di check-out e colazioni, e poche di notte. Si perdono chiamate anche quando la reception è aperta ma chi è al banco è occupato.
L'assistente può fare il prezzo per una prenotazione diretta?
Dice solo quello che gli hai scritto tu, per esempio tariffe indicative o che prenotando direttamente c'è un vantaggio. Non inventa prezzi né disponibilità e non conferma: raccoglie la richiesta e il prezzo finale lo dai tu quando richiami.
Come faccio a rispondere senza cambiare numero?
Devii le chiamate del numero dell'hotel verso il numero kallmy con un codice dal telefono, sempre oppure solo quando non rispondi o è occupato. Il numero resta quello che hai su Google e sui portali.
Quanto costa recuperare queste chiamate?
Si parte da € 12,95 al mese più IVA con 10 chiamate incluse; per un B&B o un piccolo hotel lo Starter costa € 29,95 con 20. Si prova gratis per 7 giorni senza carta di credito.