Guida
Casa vacanze a distanza: chi risponde al telefono quando non ci sei
Gestisci la tua casa vacanze da solo, e spesso da lontano: sei al lavoro, a fare le pulizie tra un ospite e l'altro, o a casa la sera. Una reception non c'è. Le chiamate che contano davvero sono due: chi chiede disponibilità o un preventivo diretto, e l'ospite in arrivo che alle dieci di sera non trova il parcheggio. Questa guida spiega come organizzarti per non stare sempre al telefono, e dove ti può aiutare un assistente telefonico con intelligenza artificiale.
In breve. Se fai tutto da solo, la cosa più utile è separare le domande ripetitive dalle urgenze vere. Un assistente telefonico risponde 24 ore su 24 alle domande degli ospiti con le istruzioni che hai scritto tu, raccoglie le richieste di preventivo e te le manda su WhatsApp, e ti passa sul cellulare solo le urgenze, con gli orari che scegli tu. Parte da € 12,95 al mese più IVA.
Quali chiamate non puoi perdere?
La prima è la richiesta diretta: qualcuno ha visto il tuo appartamento su un portale o su Google e chiama per sapere se è libero, o per chiedere un prezzo senza passare dalla piattaforma. Se non rispondi, torna sul portale e prenota lì, con la commissione, oppure sceglie un altro alloggio.
La seconda è l'ospite già in arrivo, spesso la sera, con domande come queste:
- Dove parcheggio? C'è un posto riservato?
- Come funziona il self check-in, dove trovo le chiavi?
- Il citofono non risponde, cosa faccio?
- A che ora devo lasciare l'appartamento domani?
- C'è un supermercato aperto qui vicino?
Sono quasi sempre domande a cui hai già risposto cento volte, e che non richiedono te: richiedono la risposta giusta, subito.
Fai tutto da solo: come non impazzire con chiamate e messaggi?
Il telefono di una casa vacanze squilla spesso per le stesse domande. Qualche abitudine ti toglie una parte del lavoro:
- Scrivi una volta sola le risposte alle domande che ti fanno sempre (parcheggio, chiavi, check-out, supermercato) e mandale all'ospite prima dell'arrivo.
- Tieni i codici di accesso solo nei messaggi all'ospite che ha prenotato, mai in risposte che può sentire chiunque.
- Decidi un orario in cui richiami chi ti ha cercato, invece di rispondere a ogni squillo mentre fai le pulizie.
- Fai squillare il telefono prima a te e, se non rispondi, lascia rispondere qualcun altro: una persona o un assistente.
- Separa le urgenze vere (un ospite chiuso fuori, un guasto) da tutto il resto, così di notte ti cercano solo per quelle.
Cosa fa l'assistente?
Risponde agli ospiti della casa vacanze quando tu non puoi, con le informazioni che hai scritto tu, e ti scrive su WhatsApp:
- Risponde 24 ore su 24 a nome della tua struttura e dice subito di essere un assistente virtuale, come chiede la legge.
- Risponde alle domande ripetitive con le informazioni che hai scritto tu: parcheggio, check-in e check-out, regole della casa, come arrivare. Se gestisci più appartamenti, descrivili uno per uno e l'assistente risponde per quello giusto.
- Per chi chiede disponibilità o un preventivo diretto raccoglie nome, telefono, date, numero di ospiti e richieste, e ti manda il riepilogo su WhatsApp.
- Ti passa sul cellulare solo le chiamate che decidi tu come urgenti, per esempio un guasto o un ospite chiuso fuori, anche con orari diversi per il giorno e la notte.
- Parla italiano e fino a tre altre lingue a scelta tra inglese, tedesco, francese, spagnolo e olandese.
Cosa non fa?
Non decide al posto tuo e non sostituisce chi è sul posto:
- Non conferma prenotazioni e non è collegato al channel manager né ai portali: raccoglie la richiesta e la conferma la dai tu.
- Non inventa prezzi né disponibilità, e non risolve un guasto: se serve una persona, ti passa la chiamata o ti avvisa.
- Non conosce le informazioni che non gli hai dato: più sono precise le tue istruzioni, migliori sono le risposte.
Come si attiva?
Devii le chiamate del numero che hai sugli annunci verso il numero kallmy, con un codice dal tastierino: sempre, oppure solo quando non rispondi, sei occupato o sei senza campo. I codici per ogni operatore sono nella guida alla deviazione di chiamata. Le regole per le urgenze e gli orari li imposti dalla dashboard.
Come risponde a un ospite straniero?
I messaggi che arrivano su WhatsApp a fine chiamata (numero finto).
Leggi la trascrizione
- Assistente: Buongiorno, sono Sofia, l'assistente virtuale dell'Agriturismo Il Pino. Come posso aiutarla?
- Ospite: Good morning. Do you speak English?
- Assistente: Good morning! Yes, I speak English. This call may be recorded to help manage your request. How can I help you today?
- Ospite: I'd like to know if you have a room for this weekend, for two people.
- Assistente: Thank you! I don't have real-time availability, but I can take your request and have the property get back to you very soon to confirm.
Quanto costa?
Si paga a chiamate, non a minuti: i piani hanno tutti le stesse funzioni e cambiano solo per le chiamate incluse ogni mese. Qui il più adatto di solito è lo Starter, da € 29,95 al mese più IVA con 20 chiamate; tutti si provano gratis per 7 giorni senza carta.
| Piano | Per chi | Al mese | Chiamate incluse |
|---|---|---|---|
| Mini | Uno o due appartamenti con poche telefonate | € 12,95 | 10 |
| Starterconsigliato | Qualche appartamento, fino a una decina di unità | € 29,95 | 20 |
| Premium | Residence o più unità, con più chiamate | € 69,95 | 55 |
| Pro | Molte unità o più strutture | € 169,95 | 150 |
Il prezzo dipende dalle chiamate, non dal numero di appartamenti. Le chiamate oltre quelle incluse si pagano a consumo e ti avvisiamo su WhatsApp prima di superarle. Dettagli nella pagina prezzi.
Privacy e legge
L'assistente dichiara all'inizio di essere un'intelligenza artificiale, come chiede l'AI Act europeo (articolo 50), richiamato dalla Legge italiana 132/2025. Per i dati degli ospiti valgono le regole del GDPR: l'accordo sul trattamento dei dati è incluso nei Termini e si accetta con l'iscrizione. Lo trovi qui: accordo sul trattamento dei dati.
Senti come risponde, prima di decidere
Puoi parlare con l'assistente dal browser in due minuti, senza registrarti, e fargli le domande che ti fanno i tuoi ospiti. Se ti convince, lo prepari con le informazioni della tua struttura e lo provi gratis per 7 giorni, senza carta di credito; il numero per ricevere le chiamate vere si attiva con l'abbonamento, a partire da € 12,95 al mese più IVA.
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Domande frequenti
Gestisco la casa vacanze da solo: come tengo dietro a chiamate e richieste degli ospiti?
Scrivi una volta sola le risposte alle domande che ti fanno sempre e mandale prima dell'arrivo, richiama a un orario fisso invece che a ogni squillo, e fai rispondere qualcun altro quando non puoi: una persona o un assistente, che ti manda su WhatsApp chi ha chiamato e cosa voleva. Di notte fatti cercare solo per le urgenze vere.
Può dare le istruzioni per il self check-in?
Sì, quelle che scrivi tu: come arrivare, dove parcheggiare, a che piano è l'appartamento, come funziona la cassetta delle chiavi. Non mettere però nelle risposte i codici di accesso: l'assistente risponde a chiunque chiami, quindi i codici è meglio mandarli tu all'ospite.
Di notte mi chiama per ogni telefonata?
No. Decidi tu quali chiamate sono urgenti e in quali orari passarle sul tuo cellulare: per esempio di notte solo un guasto o un ospite chiuso fuori. Tutto il resto lo gestisce l'assistente e te lo trovi su WhatsApp al mattino.
Gestisco appartamenti in edifici diversi: come fa a sapere di quale si parla?
Descrivi nelle informazioni ogni appartamento con il suo nome e indirizzo: così l'assistente può chiedere all'ospite dove si trova e rispondere con le indicazioni giuste. Nel riepilogo su WhatsApp leggi cosa ha chiesto l'ospite, compreso l'appartamento se l'ha indicato.
Può prendere una prenotazione diretta?
Raccoglie la richiesta con date, ospiti e recapiti e te la manda subito, ma non conferma e non blocca il calendario: non è collegato al channel manager né ai portali. La conferma e il prezzo li dai tu.
Serve un numero nuovo?
No. Il tuo numero resta quello che hai sugli annunci: ti diamo un numero kallmy, che si attiva con l'abbonamento, e tu devii il tuo verso quello, sempre o solo quando non rispondi.
Quanto costa per chi gestisce più appartamenti?
Dipende dalle chiamate, non dal numero di appartamenti. Lo Starter costa € 29,95 al mese più IVA con 20 chiamate, il Premium € 69,95 con 55, il Pro € 169,95 con 150. Si prova gratis per 7 giorni senza carta di credito.