Guida
Come gestire le chiamate del B&B quando sei fuori o hai le mani occupate
Sabato sera sei a cena e il telefono del B&B squilla. Non riesci a rispondere. Lunedì richiami, ma quella persona ha già prenotato da un'altra parte. In un B&B o in un affittacamere di solito fai tutto tu, o al massimo in famiglia: colazioni, camere, check-in, a volte un altro lavoro. Questa guida mette in fila cosa puoi fare, con i pro e i contro di ogni strada, compreso un receptionist virtuale con intelligenza artificiale.
In breve. Le strade sono cinque: rispondere sempre tu, lasciare la segreteria, farti aiutare da qualcuno, un servizio con operatori o un assistente telefonico. La segreteria perde chi non lascia messaggi; l'assistente risponde a nome del tuo B&B, raccoglie nome, date e numero di ospiti e te li manda su WhatsApp. Il numero resta il tuo e per poche camere bastano il piano Mini da € 12,95 o lo Starter da € 29,95 al mese più IVA.
Perché il telefono del B&B squilla sempre nel momento sbagliato?
Se gestisci un B&B ti riconosci in almeno uno di questi momenti:
- Stai servendo le colazioni e hai le mani occupate.
- Sei in una camera a cambiare le lenzuola, con il telefono in un'altra stanza.
- Stai facendo il check-in a un ospite e non puoi interromperti.
- Sei al tuo altro lavoro, o fuori per la spesa.
- È sera tardi e qualcuno chiama per una camera per domani.
Chi chiama e non trova risposta raramente lascia un messaggio in segreteria. Più spesso torna sul portale da cui ti ha trovato e prenota lì, e tu paghi la commissione, oppure chiama il B&B successivo della lista.
Cosa puoi fare quando non riesci a rispondere?
Non esiste una soluzione giusta per tutti: dipende da quante chiamate ricevi, da quanto sei fuori e da quanto vuoi spendere. Due strade si possono anche combinare: il telefono squilla prima a te e, se non rispondi, risponde qualcun altro. Ecco le cinque possibilità, con il loro limite.
Rispondere sempre tu, dal cellulare
Devii il fisso sul cellulare e ce l'hai sempre in tasca. Attento al costo: con alcuni operatori la parte deviata si paga a minuto anche con le chiamate illimitate. E quando sei a cena, in una camera o al check-in il problema resta: squilla, e non puoi rispondere.
Lasciare la segreteria
È la soluzione più semplice, ma chi cerca una camera di solito non lascia messaggi: prova il B&B successivo o prenota sul portale. E chi chiama non riceve nessuna informazione.
Farti aiutare da qualcuno
Un familiare o un collaboratore che risponde quando tu non puoi: la risposta è umana, ma serve qualcuno libero proprio in quel momento, e costa tempo o uno stipendio.
Un servizio con operatori
Rispondono persone vere, negli orari del contratto. Conoscono il tuo B&B solo da quello che gli scrivi, e orari e costi vanno concordati.
Un assistente telefonico AI
Risponde a ogni chiamata a nome del B&B, a qualsiasi ora, con le informazioni che hai scritto tu, e ti manda su WhatsApp nome, date e numero di ospiti. Non conferma prenotazioni: la decisione resta tua.
Cosa fa l'assistente quando non rispondi?
Risponde a nome del tuo B&B con le informazioni che hai scritto tu, e ti manda la richiesta su WhatsApp:
- Risponde a nome del tuo B&B e dice subito di essere un assistente virtuale, come chiede la legge.
- Dà le informazioni che hai scritto tu: orari di check-in e check-out, colazione, parcheggio, animali, come arrivare. All'attivazione legge il tuo sito e ti propone le risposte, che confermi o correggi.
- Parla italiano e fino a tre altre lingue a scelta tra inglese, tedesco, francese, spagnolo e olandese.
- Raccoglie nome, telefono, date, numero di ospiti e richieste particolari, e appena finisce la chiamata ti manda il riepilogo su WhatsApp.
- Se l'ospite ha un problema urgente ti passa la chiamata sul cellulare, secondo le regole e gli orari che decidi tu.
Cosa non fa?
Non decide al posto tuo: la prenotazione la confermi sempre tu.
- Non conferma la prenotazione e non blocca la camera: non è collegato al tuo gestionale né a Booking.com. La conferma la dai tu, quando richiami o scrivi all'ospite.
- Non inventa prezzi né disponibilità: se una cosa non la sa, prende il contatto e te lo segnala.
Come si attiva, senza cambiare numero?
Non serve installare niente. Devii le chiamate del tuo numero verso il numero kallmy con un codice dal tastierino: sempre, oppure solo quando non rispondi o sei occupato. Per chi gestisce un B&B da solo la scelta più comune è la seconda: il telefono squilla prima a te, e l'assistente entra solo quando non puoi. I codici cambiano un po' da operatore a operatore: li trovi nella guida alla deviazione di chiamata, e se usi l'iPhone leggi anche dove si trova la deviazione su iPhone e Android.
Come risponde a un ospite?
I messaggi che arrivano su WhatsApp a fine chiamata (numero finto).
Leggi la trascrizione
- Assistente: Buongiorno, sono Sofia, l'assistente virtuale del B&B Mare Nostro. Come posso aiutarla?
- Ospite: Buongiorno, volevo sapere se avete disponibilità per il prossimo weekend, per due camere matrimoniali.
- Assistente: Buongiorno! La informo che questa chiamata può essere registrata per finalità di assistenza. Al momento non ho accesso al calendario in tempo reale, ma raccolgo i dettagli e la faccio ricontattare al più presto dal nostro team. A nome di chi segno la richiesta?
- Ospite: A nome di Andrea Gallozzi.
- Assistente: Perfetto, Andrea Gallozzi. Mi lascia un numero, possibilmente abilitato a WhatsApp, così la ricontattiamo velocemente?
- Ospite: Certo, glielo dico subito.
- Assistente: Grazie. Mi indica le date di arrivo e partenza per il prossimo weekend?
- Ospite: Arrivo il 25 giugno e parto il 27. Siamo in quattro, senza bambini.
- Assistente: Perfetto: dal 25 al 27 giugno, due camere matrimoniali per quattro ospiti. Ho segnato tutto, la faremo ricontattare a breve per la conferma.
Quanto costa per un B&B?
Si paga a chiamate, non a minuti: i piani hanno tutti le stesse funzioni e cambiano solo per le chiamate incluse ogni mese. Qui il più adatto di solito è lo Starter, da € 29,95 al mese più IVA con 20 chiamate; tutti si provano gratis per 7 giorni senza carta.
| Piano | Per chi | Al mese | Chiamate incluse |
|---|---|---|---|
| Mini | Affittacamere e B&B con poche telefonate | € 12,95 | 10 |
| Starterconsigliato | B&B più richiesti e piccoli hotel fino a circa 10 camere | € 29,95 | 20 |
| Premium | Hotel da 10 a 30 camere | € 69,95 | 55 |
| Pro | Hotel più grandi o più strutture | € 169,95 | 150 |
Un conto semplice. Su una prenotazione da € 250 fatta tramite un portale, con una commissione del 18%, paghi € 45. Le commissioni cambiano con il contratto e i programmi di visibilità; secondo Federalberghi Savona vanno dal 15 al 20%. Con il piano Mini, una sola prenotazione diretta in più copre circa 3,5 mesi di servizio; con lo Starter circa 1,5.
Le chiamate oltre quelle incluse si pagano a consumo e ti avvisiamo su WhatsApp prima di superarle. Tutti i dettagli nella pagina prezzi.
Privacy e legge
L'assistente dichiara all'inizio di essere un'intelligenza artificiale, come chiede l'AI Act europeo (articolo 50), richiamato dalla Legge italiana 132/2025. Per i dati degli ospiti valgono le regole del GDPR: l'accordo sul trattamento dei dati è incluso nei Termini e si accetta con l'iscrizione, senza firme. Lo trovi qui: accordo sul trattamento dei dati.
Senti come risponde, prima di decidere
Puoi parlare con l'assistente dal browser in due minuti, senza registrarti, e fargli le domande che ti fanno i tuoi ospiti. Se ti convince, lo prepari con le informazioni della tua struttura e lo provi gratis per 7 giorni, senza carta di credito; il numero per ricevere le chiamate vere si attiva con l'abbonamento, a partire da € 12,95 al mese più IVA.
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- Calcolatore commissioni BookingQuanto paghi a Booking.com in un anno, con i numeri del tuo contratto.
- Legge 132/2025 e AI ActCosa deve fare un hotel che usa l'AI al telefono: avviso, privacy, personale.
Domande frequenti
Sono spesso fuori struttura: come gestisco le chiamate del B&B?
Devii il numero del B&B in modo che squilli prima a te e, se non rispondi, risponda un assistente. Così le chiamate a cui riesci a rispondere restano tue, e le altre non vanno perse: ti arriva su WhatsApp chi ha chiamato e cosa voleva, e lo richiami tu quando sei libero.
Posso usarlo se di solito rispondo io dal cellulare?
Sì. Imposti la deviazione solo quando non rispondi o quando sei occupato: il telefono squilla prima a te, e l'assistente risponde solo se tu non puoi. Si fa con un codice dal tastierino, senza app.
Mentre faccio le camere non posso rispondere: cosa succede alla chiamata?
Risponde l'assistente a nome del tuo B&B, dà le informazioni che gli hai dato e raccoglie la richiesta. Appena la chiamata finisce ti arriva il riepilogo su WhatsApp con nome, telefono e date, e richiami quando hai finito.
Gli ospiti che arrivano tardi o fanno il self check-in possono chiamare?
Sì, risponde 24 ore su 24 con le istruzioni che hai scritto, per esempio come arrivare e dove parcheggiare. Un consiglio: non mettere nelle risposte i codici delle porte o delle cassette delle chiavi, perché l'assistente risponde a chiunque chiami. Quelli mandali tu all'ospite.
Quanto costa se ho solo tre o quattro camere?
Il piano Mini costa € 12,95 al mese più IVA con 10 chiamate incluse, poi € 1,30 a chiamata. Se ricevi più telefonate conviene lo Starter, € 29,95 al mese con 20 chiamate. Si prova gratis per 7 giorni senza carta di credito.
L'ospite capisce che sta parlando con un'intelligenza artificiale?
Sì, e deve saperlo: l'AI Act europeo (articolo 50) chiede di dirlo all'inizio della chiamata, e la Legge italiana 132/2025 lo richiama. L'assistente lo fa con una frase breve e poi parla in modo naturale.
Devo cambiare il numero del B&B?
No. Il tuo numero resta quello che hai su Booking.com e su Google: ti diamo un numero kallmy, che si attiva con l'abbonamento, e tu devii il tuo verso quello. Puoi togliere la deviazione quando vuoi.