Receptionist AI per hotel: risponde quando tu non puoi

Chi risponde al telefono quando la reception è chiusa, o sei occupato?

Quando la reception è chiusa o sei occupato, può rispondere un receptionist AI: un assistente virtuale che parla con l'ospite a nome dell'hotel, gli dà le informazioni che hai scritto tu e raccoglie nome, date e numero. Poi ti manda la richiesta su WhatsApp e richiami tu con calma. Si pensa subito alla notte, ma le chiamate senza risposta arrivano soprattutto di giorno, nei momenti in cui hai le mani occupate:

• ✓Stai facendo il check-in a un ospite e il telefono squilla alle tue spalle.
• ✓Sei in sala per le colazioni, o in cucina, o a controllare una camera.
• ✓Sei già al telefono con un altro ospite.
• ✓La reception è chiusa: la sera tardi, di notte, nel giorno di riposo.
• ✓Sei in banca, dal fornitore, a prendere i figli.

Chi chiama e non trova risposta di solito non lascia messaggi: prenota sul portale, e paghi la commissione, oppure chiama l'hotel successivo. Se vuoi fare due conti, leggi quanto costa una chiamata persa.

Cosa fa il receptionist AI del tuo hotel?

Risponde a ogni chiamata a nome dell'hotel, a qualsiasi ora, e fa quello che faresti tu al primo squillo:

• ✓Risponde a nome del tuo hotel e dice subito di essere un assistente virtuale, come chiede la legge.
• ✓Dà le informazioni che hai scritto tu: orari di check-in, colazione, parcheggio, animali, come arrivare, servizi. All'attivazione legge il sito dell'hotel e ti propone le risposte, che confermi o correggi.
• ✓Parla italiano e fino a tre altre lingue a scelta tra inglese, tedesco, francese, spagnolo e olandese.
• ✓Raccoglie nome, telefono, date, numero di ospiti e richieste particolari.
• ✓Appena finisce la chiamata ti manda il riepilogo su WhatsApp; in dashboard trovi anche trascrizione e registrazione, se tieni attiva la registrazione delle chiamate.
• ✓Se un ospite ha un'urgenza ti passa la chiamata sul cellulare, secondo le regole e le fasce orarie che decidi tu.

L'elenco completo è nella pagina delle funzionalità.

Cosa non fa

Non prende decisioni al posto tuo: la prenotazione la confermi sempre tu.

• ✓Non conferma prenotazioni e non blocca camere: non è collegato al gestionale né ai portali. La conferma la dai tu, quando richiami.
• ✓Non inventa prezzi né disponibilità: se una cosa non la sa, prende il contatto e te lo segnala.
• ✓Non si finge una persona: all'inizio della chiamata dice di essere un assistente virtuale.

Ascolta due chiamate

Due chiamate di prova con l'assistente, così senti la voce e come raccoglie i dati. Puoi anche parlarci tu, dal browser, con il pulsante qui sotto.

• In un B&B: richiesta di disponibilità per due camere
• In un agriturismo: ospite straniero che chiama in inglese

Receptionist AI, segreteria o call center: cosa cambia?

Per un hotel di 8-30 camere senza reception di notte, il receptionist AI è la strada che costa meno e non lascia chiamate senza risposta: parla con l'ospite e ti manda la richiesta. La segreteria registra soltanto, la deviazione sul cellulare ti fa rispondere anche quando non puoi, il call center costa di più e va istruito.

• Segreteria telefonica

  Cosa fa: Registra un messaggio quando non rispondi.

  Il limite: Molti ospiti riattaccano senza lasciarlo, e chi chiama non riceve nessuna informazione.

  Quanto costa: Sul cellulare di solito è gratuita; sul fisso alcuni operatori la fanno pagare a canone, per esempio TIM con Memotel.

• Deviazione sul cellulare

  Cosa fa: Rispondi tu, ovunque sei.

  Il limite: Funziona solo finché puoi rispondere: mentre accogli un ospite, di notte o nel giorno di riposo la chiamata resta persa.

  Quanto costa: Attivarla è gratis; la parte deviata della chiamata è a tuo carico secondo la tua offerta.

• Call center o centralino esterno

  Cosa fa: Risponde una persona, negli orari del contratto.

  Il limite: Conosce la tua struttura solo da quello che gli scrivi, e orari e costi vanno concordati.

  Quanto costa: Un canone o una tariffa a chiamata da concordare con il fornitore, di solito più alti di un servizio automatico.

• Receptionist AI

  Cosa fa: Risponde a ogni chiamata, a qualsiasi ora, con le informazioni della tua struttura, e ti manda la richiesta su WhatsApp.

  Il limite: Non conferma prenotazioni: raccoglie la richiesta e la decisione resta tua.

  Quanto costa: Con kallmy da € 12,95 al mese più IVA, con 10 chiamate incluse; si prova gratis per 7 giorni.

Si possono combinare: il telefono squilla prima a te, e l'assistente risponde solo quando tu non puoi. Se oggi usi la segreteria del tuo operatore, leggi come la sostituisce una segreteria telefonica AI; se ti serve soprattutto smistare le chiamate tra più persone, guarda il centralino AI per hotel.

Portiere notturno o receptionist AI: cosa cambia?

Il portiere notturno è una persona che copre tutta la notte in struttura; il receptionist AI copre solo il telefono. Il portiere accoglie chi arriva tardi, controlla la sicurezza, interviene se un ospite sta male o c'è un guasto, e risponde anche alle chiamate. È un dipendente in più, con le maggiorazioni per il lavoro notturno previste dal contratto del turismo. Il receptionist AI di notte risponde, dà le informazioni, prende le richieste e passa al tuo cellulare le urgenze.

Per un hotel che ha bisogno di qualcuno sul posto di notte, il portiere resta necessario. Per un hotel piccolo che di notte chiude la reception e riceve soprattutto telefonate, il receptionist AI risponde alle chiamate che gli devii, da € 12,95 al mese più IVA.

Quanto costa un receptionist AI per un hotel?

Si paga a chiamate, non a minuti: i piani hanno tutti le stesse funzioni e cambiano solo per le chiamate incluse ogni mese. Qui il più adatto di solito è il Premium, da € 69,95 al mese più IVA con 55 chiamate; tutti si provano gratis per 7 giorni senza carta.

Le 55 chiamate del Premium sono circa due al giorno, quante ne riceve di solito un hotel tra 10 e 30 camere. Le chiamate in più si pagano a consumo e ti avvisiamo su WhatsApp prima di superarle. Prezzi IVA esclusa, piano annuale con due mesi gratis: tutti i dettagli nella pagina prezzi e piani.

Come si attiva il receptionist AI?

1. Crei l'assistente in circa 5 minuti: kallmy legge il sito dell'hotel e ti propone le risposte alle domande frequenti, che confermi o correggi.
2. Lo provi gratis per 7 giorni, senza carta di credito. Il numero kallmy per le chiamate vere si attiva con l'abbonamento.
3. Devii il numero dell'hotel sul numero kallmy con un codice dal telefono: sempre, oppure solo quando non rispondi o sei occupato. I codici per ogni operatore sono nella guida alla deviazione di chiamata.

Se preferisci, configuriamo la deviazione insieme, su WhatsApp o al telefono, e controlliamo con te le prime chiamate. È incluso in ogni piano.

Cosa dice chi lo usa

“Sta diventando davvero un aiuto concreto.”

Privacy e legge

Per un hotel contano due cose. La prima: l'ospite deve sapere che sta parlando con un'intelligenza artificiale, e l'assistente lo dice nella prima frase della chiamata, come chiede l'AI Act europeo (articolo 50), richiamato dalla Legge italiana 132/2025. La seconda: i dati degli ospiti si trattano secondo il GDPR, e non vengono usati per addestrare l'AI. L'accordo sul trattamento dei dati è già nei Termini: non devi firmare niente a parte.

Se vuoi capire più in generale cosa fa l'intelligenza artificiale in un piccolo hotel, abbiamo scritto una guida.

Guide correlate per la tua struttura

• AI per hotelCosa fa davvero l'intelligenza artificiale in un piccolo albergo.
• Centralino AI per hotelRisponde e passa le chiamate a chi serve, con le tue regole e i tuoi orari.
• Assistenti telefonici AI a confrontokallmy, fonio, Bookline, Keplero AI e Yourang: prezzi e funzioni dai loro siti.
• Segreteria telefonica AIAl posto della segreteria dell'operatore: risponde e ti scrive su WhatsApp.
• Chiamate del B&B quando sei fuoriPer chi gestisce un B&B o un affittacamere da solo o in famiglia.
• Agriturismo senza personale al telefonoQuando sei nei campi, in cucina o in sala e il telefono squilla.
• Casa vacanze a distanzaPer chi gestisce la casa vacanze da solo, senza nessuno sul posto.
• Non perdere prenotazioni al telefonoQuanto ti costa una telefonata senza risposta, e come contarle.
• Deviazione chiamateI codici per deviare le chiamate, operatore per operatore.
• Commissioni BookingQuanto prende Booking a un hotel, su cosa la calcola e come pagarne meno.
• Calcolatore commissioni BookingQuanto paghi a Booking.com in un anno, con i numeri del tuo contratto.
• Legge 132/2025 e AI ActCosa deve fare un hotel che usa l'AI al telefono: avviso, privacy, personale.

Domande frequenti