Segreteria telefonica AI
Segreteria telefonica AI: risponde agli ospiti invece di registrare un messaggio
Una segreteria telefonica AI fa quello che la segreteria classica non fa: parla con chi chiama. Risponde alle domande con le informazioni della tua struttura, raccoglie nome, numero e richiesta e te li manda su WhatsApp, così richiami sapendo già cosa vuole l'ospite.
In breve. Una segreteria telefonica AI risponde e parla con chi chiama: invece di un vocale da ascoltare ricevi un messaggio con nome, telefono, date e richiesta. Prende il posto della segreteria del tuo operatore con la stessa deviazione di chiamata, senza cambiare numero né installare app. Da € 12,95 al mese più IVA, prova gratis 7 giorni senza carta.
Perché la segreteria classica non basta più?
Chi chiama una struttura vuole una risposta subito: se c'è una camera, a che ora si può arrivare, se c'è il parcheggio. Davanti al bip, chi chiama per una camera spesso non lascia messaggi: prova la struttura successiva, oppure prenota sul portale. Chi lascia un messaggio spesso dimentica il numero o lo detta in fretta, e tu lo ascolti ore dopo, tra un check-in e l'altro.
La segreteria non sbaglia: semplicemente non risponde. Ed è proprio la risposta che serve all'ospite.
Segreteria classica e segreteria AI a confronto
- Chi chiama
Segreteria classica: Sente un messaggio registrato e il bip, e deve decidere se lasciare un messaggio.
Segreteria AI: Parla con un assistente che risponde alle sue domande e prende i suoi dati.
- Cosa ricevi tu
Segreteria classica: Messaggi vocali da ascoltare uno a uno, spesso senza nome o numero.
Segreteria AI: Un messaggio su WhatsApp con nome, telefono, date e richiesta, appena finisce la chiamata.
- Informazioni all'ospite
Segreteria classica: Nessuna: l'ospite deve aspettare che lo richiami.
Segreteria AI: Orari, servizi, parcheggio, come arrivare: quello che hai scritto tu.
- Ospiti stranieri
Segreteria classica: Il messaggio è in una lingua sola.
Segreteria AI: Italiano e fino a tre lingue tra inglese, tedesco, francese, spagnolo e olandese.
- Urgenze
Segreteria classica: Le scopri quando ascolti i messaggi.
Segreteria AI: Te le passa sul cellulare, con le regole e gli orari che decidi tu.
Cosa ricevi dopo ogni chiamata?
Una chiamata di prova in un B&B: l'ospite chiede due camere per un weekend. Sotto l'audio ci sono i messaggi che il titolare riceve su WhatsApp appena la chiamata finisce (il numero è finto).
«Prenotazione» è il tipo di chiamata: una richiesta di prenotazione, che poi confermi tu. Il «lead» è la richiesta dell'ospite con i suoi dati, da richiamare: la ritrovi anche in dashboard.
Come sostituisce la segreteria del tuo operatore?
La segreteria del cellulare è una deviazione: quando non rispondi, sei occupato o hai il telefono spento, l'operatore manda la chiamata al numero della segreteria. Per passare alla segreteria AI devii le chiamate verso il tuo numero kallmy con lo stesso tipo di codice, dal tastierino: la nuova deviazione prende il posto della vecchia.
Puoi scegliere di deviare solo quando non rispondi o sei occupato, così il telefono squilla prima a te. Se un giorno vuoi tornare alla segreteria di prima, la riattivi con i codici del tuo operatore. Sul fisso la segreteria non sempre è una deviazione: se ne hai una attiva, disattivala prima, altrimenti risponde lei e la chiamata non arriva all'assistente.
Una cosa da sapere: la parte deviata della chiamata è a tuo carico. Con alcuni operatori consuma i minuti inclusi, con altri (per esempio Vodafone, Iliad e Fastweb) si paga a parte anche con i minuti illimitati: per questo conviene deviare solo quando non rispondi o sei occupato. Istruzioni e costi per cellulare e fisso sono nella guida alla deviazione di chiamata.
Privacy e legge
La segreteria AI dichiara all'inizio di essere un'intelligenza artificiale, come chiede l'AI Act europeo (articolo 50), richiamato dalla Legge italiana 132/2025. Per i dati degli ospiti valgono le regole del GDPR: l'accordo sul trattamento dei dati è incluso nei Termini e si accetta con l'iscrizione, senza firme. Lo trovi qui: accordo sul trattamento dei dati.
Quanto costa una segreteria telefonica AI?
Si paga a chiamate, non a minuti. Il piano Mini costa € 12,95 al mese con 10 chiamate incluse, lo Starter € 29,95 con 20, il Premium € 69,95 con 55, tutti più IVA. Le chiamate in più si pagano a consumo e ti avvisiamo prima. Tutti i dettagli nella pagina prezzi e piani.
Gestisci un hotel con reception? C'è anche la versione per hotel, con i piani consigliati per numero di camere.
Senti come risponde, prima di decidere
Puoi parlare con l'assistente dal browser in due minuti, senza registrarti, e fargli le domande che ti fanno i tuoi ospiti. Se ti convince, lo prepari con le informazioni della tua struttura e lo provi gratis per 7 giorni, senza carta di credito; il numero per ricevere le chiamate vere si attiva con l'abbonamento, a partire da € 12,95 al mese più IVA.
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Domande frequenti
Che differenza c'è tra segreteria telefonica AI e segreteria normale?
La segreteria normale registra un messaggio e lo devi ascoltare tu. La segreteria telefonica AI parla con chi chiama: risponde alle domande con le informazioni della tua struttura, raccoglie nome, numero e richiesta e te li manda per iscritto su WhatsApp.
Che differenza c'è con una segretaria virtuale?
Una segretaria virtuale è di solito una persona che risponde da remoto per conto tuo, con un canone o una tariffa a chiamata. La segreteria telefonica AI risponde a voce da sola, 24 ore su 24 e in più lingue, con le informazioni della tua struttura, e ti manda ogni richiesta su WhatsApp.
Posso ancora ricevere messaggi vocali?
Non come prima: l'assistente non lascia un vocale da ascoltare, ti manda la richiesta per iscritto. Se tieni attiva la registrazione delle chiamate, in dashboard puoi riascoltare la conversazione e leggerne la trascrizione.
Cosa succede alla segreteria del mio operatore?
Smette di rispondere al posto tuo. La segreteria del cellulare è una deviazione verso il numero della segreteria: quando devii le chiamate verso il numero kallmy, la nuova deviazione prende il suo posto. Se un giorno vuoi tornare indietro, la riattivi con i codici del tuo operatore.
Funziona anche sul numero fisso della struttura?
Sì, se il tuo operatore permette la deviazione di chiamata sul fisso; a volte si attiva dall'area clienti invece che con un codice. Se sul fisso hai una segreteria attiva, disattivala prima: altrimenti risponde lei prima che scatti la deviazione. Nella guida alla deviazione trovi le istruzioni per il fisso e per il cellulare.
Quanto costa una segreteria telefonica AI?
Con kallmy si paga a chiamate, non a minuti: si parte da € 12,95 al mese più IVA con 10 chiamate incluse. Gli altri piani sono nella pagina prezzi. Si prova gratis per 7 giorni senza carta di credito.